În cele ce urmează, vom vorbi despre principalele norme și obiceiuri sociale după care este recomandat să te ghidezi în timpul întâlnirilor de afaceri, pentru a încuraja respectul și a te asigura că tu și interlocutorii sunteți pe aceeași lungime de undă.
1.Verifică de două ori calendarul
De fiecare dată când lansezi sau accepți o invitație, verifică de două ori calendarul și asigură-te că nu intervine nimic în intervalul orar respectiv. 15 minute în plus, înainte și după întâlnire, îți oferă suficient spațiu de manevră, în cazul în care întâlnirea se prelungește.
Dacă ești gazda întâlnirii, alegerea celei mai potrivite ore poate fi o provocare, mai ales dacă există diferențe de fus orar. Utilizează instrumentele digitale de gestionare a calendarului, pentru a te pune de acord cu invitații tăi.
2.Definește scopul întâlnirii
Fiecare reuniune are o cerință comună din partea participanților săi - timpul. Înainte de a programa o întâlnire, clarifică obiectivele acesteia și vezi dacă are sens să organizezi o întâlnire formală sau o una online.
Cunoașterea scopului reuniunii te ajută să înțelegi ce decizii trebuie luate și ce informații merită discutate. De asemenea, te ajută să prioritizezi sarcinile, să te pregătești și să urmărești în mod eficient atingerea obiectivelor importante, în cadrul întâlnirii.
3.Stabilirea și respectarea agendei
O ordine de zi clară reduce riscul de a te abate de la subiect și de a pierde timpul cu discuții fără legătură cu scopul întâlnirii. De asemenea, stabilirea agendei înseamnă că toată lumea va ști ce se va discuta și ce se așteaptă de la fiecare, ceea ce va duce la o mai bună înțelegere a obiectivelor întâlnirii.
4.Testează echipamentele audio-video
Problemele tehnice din timpul unei ședințe pot fi deranjante și te pot face să pari neprofesionist. Evită acest lucru, testând din timp echipamentele audio-video.
De asemenea, înainte de începerea discuției, asigură-te că telefonul este setat pe mod Avion, pentru a preveni întreruperile nedorite. Telefoanele care sună sau notificările pot perturba fluxul întâlnirii și îi pot distrage pe ceilalți.
5.Prezintă-te la timp
Punctualitatea este cea mai simplă și cea mai ușoară modalitate de a face o primă impresie bună. Arată că ești organizat, responsabil și că respecți timpul interlocutorului, ceea ce poate ajuta la crearea unei impresii pozitive în ochii celorlalți.
Sosirea cu întârziere la o ședință poate perturba fluxul și arată o lipsă de respect față de participanți și față de timpul lor. De aceea, este recomandat să te asiguri că ajungi cu aproximativ 5 minute înainte de începerea ședinței.
6.Îmbracă-te în mod corespunzător
Ținuta poate avea un impact asupra nivelului de profesionalism pe care îl percep ceilalți în ce te privește. Ia în considerare cultura organizației și tipul de întâlnire la care vei participa, atunci când alegi ținuta. Optează pentru sacou și cămașă, indiferent dacă locul de întâlnire este mai puțin formal.
Alături de vestimentație, mai există un accesoriu care îi face pe bărbați mai încrezători și mai stăpâni pe situație, mai ales în cadrul unei întâlniri de afaceri. Este vorba despre mașina pe care o conduc.
Bărbații asociază mașinile cu identitatea lor personală și le folosesc ca mijloc de exprimare a statutului. Deținerea unei mașini de lux, precum un Mercedes S class, poate fi văzută drept un simbol al succesului și al puterii, ceea ce poate crește stima de sine a unui bărbat și îi poate spori prestanța, în cadrul unei întâlniri de afaceri.
7.Fii un ascultător activ
Fiți atent și implică-te în ședință, în loc să faci sau să te gândești la alte lucruri. A fi un ascultător activ poate asigura o comunicare eficientă, care poate ajuta la luarea unor decizii mai informate, la identificarea și rezolvarea neînțelegerilor și la îmbunătățirea colaborării.
Asigură-te că întrevederea are loc într-un mediu respectuos și productiv pentru ședință. Un mediu semi formal, precum localul unui hotel select sau zona de lobby a unei clădiri de birouri, poate asigura o comunicare mai deschisă și mai eficientă, iar participanții se pot simți mai confortabil să-și împărtășească opiniile și ideile.
8. Respectarea confidențialității
Înainte de ședință, clarifică scopul, înțelege ce informații vor fi discutate cu participanții și invită-i doar pe cei care trebuie să fie prezenți. Totodată, în cazul ședințelor online, asigură-te că utilizezi metode de comunicare securizate, cum ar fi e-mailul criptat sau videoconferința.
Stabilește, împreună cu partenerul de discuții, reguli de confidențialitate și linii directoare pentru reuniune, inclusiv informațiile ce pot și ce nu pot fi împărtășite în afara întâlnirii. Ia în considerare documentarea reuniunii într-un mod care să protejeze confidențialitatea informațiilor discutate.
Așadar, o etichetă adecvată în cadrul întâlnirilor de business poate crea o atmosferă pozitivă și productivă, poate încuraja respectul reciproc și poate asigura întâlniri eficiente și eficace.
Sursa foto: freepik.com