Astfel a devenit un model de performanță în administrația din România. Experții spun că digitalizarea ar trebui să se facă doar ca al treilea pas într-o strategie de eficientizare, pentru a aduce rezultate pozitive, altfel aducând doar o creștere a pierderilor, în orice sistem.
„Teama funționarilor că mașina le va lua locul este falsă”, a explicat Victor Alistar, profesor la SNSPA, în cadrul conferinței. Problema care trebuie să fie rezolvată este eficientizarea, nu disponibilizarea personalului. Ba chiar este nevoie de oameni în sistem, dar și de un management eficient. Soluțiile aplicate până acum și-au demonstrat ineficiența, cu mici excepții.
Câteva sute de milioane de euro se duc anual spre o formă românească de teambuilding în administrația publică, sub pretextul necesității unor cursuri de formare profesională continuă. Aceste cursuri au fost de la început percepute de mulți dintre ordonatorii de credite ca eficiente doar pentru a motiva angajații cu vacanțe plătite din banii statului sau ai UE. Reforma în administrația publică din România se poate face, dar numai printr-un bun management – ceea ce demonstrează Primăria Municipiului Buzău că se poate aplica în practică.
Drumul unei hârtii dintr-o instituție publică se poate scurta foarte mult. Birocrația nu mai este o piedică, dacă managementul este corect. Metoda Kaizen, de inspirație japoneză, pe care a aplicat-o Primăria Buzău, se folosește și în companii private. Toate aceste aspecte s-au discutat în cadrul conferinței naționale „Mai puțini birocrați, mai puține hârtii, maximă eficiență/Implementarea cu succes în administrația Municipiului Buzău a metodei Kaizen de management al îmbunătățirii continue”, care s-a desfășurat ieri, la București.
O zi pentru un document de la primărie
Constantin Toma, primarul municipiului Buzău, a explicat cum a ajuns să aplice metoda Kaizen. „Venind din zona privată, nu reușeam să-mi fac colegii funcționari să mă asculte. Din disperare, pentru că doamna Simona Săvulescu implementase acest sistem într-un grup privat de firme, am discutat dacă se poate aplica pentru primărie (Simona Săvulescu este director general al Companiei de Apă Buzău – n.r.). L-am adus la Buzău pe domnul Bratu (Julien Bratu, reprezentant al Kaizen Institute Romania – n.r.) și am încercat, pentru că aveam funcționari foarte puțini și demotivați”, a explicat edilul, în cadrul dezbaterii.
Astfel s-a ajuns la o mare economie de timp, care i-a ajutat mai ales pe buzoieni. „Digitalizarea nu va salva România, dacă nu vom scoate risipa din sistem, nu vom avea nicio șansă să rezolvăm problema. În Primăria Buzău avem cea mai mică echipă din România, raportată la populație. Să dăm un exemplu, pe circuitul pentru un certificat de urbanism era nevoie de 17 persoane, iar timpul de răspuns depășea cu mult 30 de zile. Ce ar fi însemnat digitalizarea? Toți cei 17 apăsau pe buton, dar prin sistemul Kaizen am eliminat 13 oameni din sistem, iar răspunsul vine în câteva zile. Dacă ne-ar da multinaționalele bazele de date de care avem nevoie, ar dura și mai puțin. Cu ajutorul acestui sistem de management extraordinar am reușit să eliminăm nevoia de funcționari publici și să scurtăm timpul. Nu este nevoie de atât de mulți oameni în sistem. Chiar dacă suntem obligați de lege să ne trimitem funcționarii la niște cursuri, din doi în doi ani, nu ajută cu nimic. Se face doar turism. Am fost și eu într-un an, apoi am interzis, pentru că toată lumea era la plajă când am ajuns acolo”, a mai mărturisit primarul. Prin aplicare metodei Kaizen, timpul s-a redus de la 30 de zile la o singură zi, în cazul unor documente de care locuitorii orașului au nevoie. Primarul crede că așa se explică și faptul că a ajuns cel mai votat dintre edilii din România, cu 78%, un rezultat la care nici el nu se aștepta, dar mai mărturisește că pe măsură ce era „mai înjurat”, putea să le rezolve problemele oamenilor, prin acest sistem.
Angajații sunt redistribuiți
„Am fost alături de domnul primar în acest pionierat. Deși sunt și alte primării care pe anumite servicii au aplicat instrumente Kaizen, Primăria Buzău este pionier, pentru că a aplicat sistemul pentru toate serviciile. Este foarte greu, pentru că presupune niște schimbări de paradigme pentru funcționarul public. Cea mai folosită expresie era «dar dacă mie-mi dă voie legea să dau acest document în 30 de zile, de ce să-l dau mai devreme?». Legea prevede un termen maximal de elaborare a unui certificat de urbanism, dar în cele mai multe cazuri se poate elibera în 4 zile. Această expresie este, din păcate, folosită pentru a justifica o muncă ce nu are nevoie de fapt de acel termen care este permis de lege. Dar pentru că toți funcționarii vor să-și justifice prezența în cadrul unei primării, atunci aplică termenul maximal”, a precizat și Simona Săvulescu.
Folosind instrumentele Kaizen specifice, echipa de la Buzău a concluzionat, în prima fază, că munca pe care o făcea un serviciu solicita patru funcționari din cei șapte pe care îi avea. „La analiza unui proces participă persoanele implicate în acest proces, astfel încât concluziile îți sar în ochi, n-ai cum să tragi alte concluzii. Angajații nu au fost relocați în acel moment, dar în acele zone unde nu se făceau anumite activități, de exemplu inspecția financiară în teren, pentru că nu erau oameni, în momentul în care s-a identificat această activitate lipsă au fost mutați oamenii din servicii care aveau personal excedentar către celelalte servicii care aveau nevoie de oameni”, a spus directoarea Companiei de Apă Buzău.
Acesta este unul dintre avantajele metodei Kaizen, pentru că oamenii nu sunt dați afară, ci reorientați în cadrul instituției sau al companiei în care lucrează, de la nonperformanță către performanță și de la excedentar către departamentele în care e nevoie de oameni. Principiul de bază al acestui sistem e eficientizarea. „Însuși termenul Kaizen înseamnă îmbunătățire continuă. Este un proces continuu, chiar dacă de la început se obțin rezultate spectaculoase, apoi se obține o performanță mai mică, pentru că e greu să găsești alte oportunități de îmbunătățire după ce s-au rezolvat problemele. La Primăria Buzău am avut îndeplinită principala condiție pentru succes, pentru că domnul primar știa despre ce este vorba și a fost o determinare de a învinge obstacolele, fără de care nu poți avea succes în niciun proces de schimbare.
Principiile bune, aplicate prost
Despre formare continuă este vorba și în metoda Kaizen, dar nu așa cum a fost aplicată în România până acum, la nivel instituțional. Simpla legiferare a nevoii de a face cursuri cel puțin o dată la doi ani nu garantează, în sine, creșterea performanțelor angajaților din instituții. Tocmai de aceea au fost multe locuri în care s-a preferat trimiterea angajaților la munte și la mare, în sezonul estival sau în cel de schi, mai mult pentru relaxare, ca un bonus – sistem preluat de la companiile private, de altfel. Dar lucrurile ar trebui să se întâmple altfel.
În cadrul conferinței, Julien Bratu, reprezentant al Kaizen Institute Romania, a explicat ce înseamnă formarea continuă în sistemul Kaizen. „Putem defini în termeni comuni ce înseamnă acest sistem: este un termen folosit în industrie, în economie, în servicii. În SUA, serviciile de sănătate cunosc acest lucru de 20 de ani. A devenit comun. Kaizen înseamnă simplu, înseamnă management sau schimbare spre mai bine. Întâlnim frecvent această exprimare la oameni - «e loc de mai bine». Dacă schimbare spre mai bine înseamnă Kaizen, înseamnă că e loc de Kaizen. Dar managementul trebuie să țină cont de diferențele culturale, pentru a obține rezultatul mai bun. Toți avem «gena Kaizen» în noi, este de fapt o genă a evoluției, dar nu întotdeauna o avem la fel de bine activată. Managementul Kaizen înseamnă management al performanței continuu îmbunătățite. Vine în contradicție cu nevoia de confort”, a explicat specialistul.
Nu sunt doar formele fără fond și limbaj de lemn
Pe de altă parte, „zona de confort” și nevoia de a fi depășită sunt deja expresii din limbajul de lemn corporatist. Teoria este cunoscută, însă practica arată că probabil nu s-a înțeles cum ar trebui să se aplice, în multe cazuri. „Managementul Kaizen e atunci când te afli în afara zonei de confort și vrei să obții performanță. Este comparabil cu ceea ce se întâmplă în competițiile sportive. Ca spirit olimpic, Kaizen înseamnă ca azi să fii mai bun decât ieri și mâine să fii mai bun decât astăzi. Înseamnă învățare continuă și voința de a progresa. Înseamnă minte deschisă și voință spre progres”, explică Julien Bratu.
Metoda Kaizen presupune ciclul de management al îmbunătățirii continue într-o instituție. Despre nevoia de schimbare și stabilirea unor obiectivelor „SMART” au auzit toți studenții, cel puțin în ultimii zece ani, dar statul încă nu poate aplica aceste metode simple. „Mai întâi trebuie să fie stabilite obiectivele SMART, măsurabile, apoi planuri consistente KPI, apoi să existe voință de acțiune și disciplină, să faci și să urmărești pas cu pas ceea ce ți-ai propus. Următoarea etapă este controlul, unde evaluăm performanțele proceselor, ale sistemului, periodic, evaluăm activitatea zilnică. Apoi trebuie să inovăm, să fim creativi și să trecem la pasul următor. Trebuie să regăsim toate mijloacele cu care lucrăm în PDCA. Aceasta a făcut ca Japonia, în 20 de ani, să treacă de la o țară distrusă la una competitivă, pentru a ajunge în prezent a treia putere economică mondială a lumii”, a mai explicat reprezentantul Kaizen Institute Romania.
Fără această metodă nu ar fi funcționat piața auto
Unul dintre cele mai bune exemple este industria auto, unde Toyota a fost prima care a aplicat managementul Kaizen, apoi modelul a fost preluat de toți ceilalți jucători din piață. Strategia poate fi aplicată și în administrația publică din România, dar cu atenție la pașii de urmat. „Măsurăm totul. ADN-ul progresului îl avem în acești cinci indicatori de performanță: calitate – ceea ce înseamnă satisfacția cetățeanului și încrederea lui în instituția publică; standarde – aici vine o diferență importantă în abordarea digitalizării. În Kaizen trebuie să fii mai ales creativ. Apoi se standardizează și abia în pasul trei se digitalizează. Altfel se automatizează pierderile. Acest flux se face în trei pași. Prin măsurarea costurilor și acțiuni de reducere a lor avem eficiență, sincronizarea între departamente și motivația omului. Deci avem indicatori fizici, financiari și umani. Când omul este înalt motivat, este și creativ, deci contributiv”, explică Julien Bratu.
Din acest punct de vedere, instituțiile din România mai au și o problemă care ține de salarii, pentru că un angajat nu va fi niciodată înalt motivat cu un salariu puțin mai mare decât al unui muncitor necalificat de la curățenie. Măsurile luate de instituții pentru îmbunătățirea sistemului vor eșua, dacă nu se va rezolva și problema salarizării. 37% dintre funcționarii statului se vor pensiona în următorii trei ani, deci tinerii specialiști vor avea unde să se angajeze. Sunt doar 139.000 de funcționari publici în România, dintre care peste 50% depășesc vârsta de 50 de ani. Se vor schimba criteriile de selecție, prin eliminarea examenelor date pe baza memorării și a redării unor texte de lege. Se speră că astfel vor fi atrași tinerii în administrație. Cu toate acestea, trebuie să se ia în calcul și nivelul de salarizare, care e sub standardele lor de viață actuale. Mai ales în instituțiile din mediul rural vor fi în continuare probleme, pentru că nu există suficientă resursă umană calificată.
80% din primele 50 de firme (din 80) din topul FORBES aplică sistemul Kaizen. Se spune că statul este cel mai prost administrator, dar mi se pare și incorect, și imoral, pentru că statul e cel mai bogat proprietar, deci nu are voie să irosească atâtea resurse.
Julien Bratu, reprezentant al Kaizen Institute Romania