Eliberarea documentelor se va face prin intermediul SIIEASC (Sistem Informatic Integrat pentru Emiterea Actelor de Stare Civilă), care va fi implementat, la nivel naţional, până pe 24 septembrie 2024. Potrivit MAI, s-a constatat că există un „grad înalt de erori” în certificatele de stare civilă care au fost emise până în prezent, fără infrastructura informatică.
„Unul dintre cele mai importante proiecte din România”, așa cum era catalogat nu de mult de ministrul de Interne, Cătălin Predoiu, este proiectul de informatizare a sistemului de depunere a cererilor pentru înregistrarea şi eliberarea efectivă a documentelor de stare civilă.
Legislația din domeniul stării civile a fost modificată în vara anului 2022, iar proiectul de hotărâre de guvern pus zilele trecute în transparență decizională de MAI conține normele metodologice pentru punerea în aplicare a noilor reglementări, precum și implementarea Sistemului Informatic Integrat pentru Emiterea Actelor de Stare Civilă (SIIEASC).
Noile norme vor intra în vigoare pe 31 martie 2024, însă Sistemul informatic integrat pentru emiterea actelor civile va fi pus în funcţiune treptat, urmând să fie aplicat la nivel național abia începând cu data de 24 septembrie.
Practic, în perioada aprilie - septembrie 2024 va fi testată funcţionarea SIIEASC doar în unele localități, Ministerul de Interne urmând să stabilească în perioada următoare unde se vor derula aceste programe-pilot.
Platformă pentru depunerea online a cererilor
Sistemul informatic integrat va permite oamenilor să transmită online cererile și documentele necesare înregistrării actelor de stare civilă, astfel că nu va mai fi nevoie de drumuri inutile la ghişeele instituțiilor.
Conform proiectului de HG, SIIEASC va avea două componente: un portal destinat instituțiilor și autorităților publice și un portal extern, prin intermediul căruia oamenii vor putea depune documentele necesare.
„Portalul extern permite interacțiunea cetățenilor și a medicilor cu structurile de stare civilă într-un format standardizat și cu respectarea cerințelor privind identificarea utilizatorului; prin portalul extern cetățeanul are posibilitatea depunerii cererii și a documentelor necesare pentru înregistrarea actelor și faptelor de stare civilă, a cererilor și documentelor necesare constatării divorțului pe cale administrativă de către ofițerul de stare civilă, precum și a celor care implică înscrierea de mențiuni pe actele de stare civilă”, se arată în document.
Pentru cetățeni, avantajul operaționalizării acestui sistem informatic, prin care vor fi disponibile online toate actele de stare civilă emise în ultima sută de ani, este că se va reduce substanțial timpul de soluţionare a cererilor referitoare la înregistrarea actelor de stare civilă şi eliberarea certificatelor aferente, pentru că vor fi eliminate perioade lungi în care instituţiile statului trebuie să plimbe hârtiile între ele.
Proiectul „asigură reducerea sarcinilor administrative și continuarea demersurilor de debirocratizare și simplificare administrativă, prin eficientizarea comunicărilor între instituțiile implicate în procesul de emitere a actelor de stare civilă”, conform notei de fundamentare care însoțește documentul.
Prin implementarea Sistemului informatic integrat al MAI „se va reduce semnificativ volumul de hârtie prelucrată în scopul derulării fluxurilor administrative specifice emiterii actelor de stare civilă”, spun reprezentanții instituției. De asemenea, se va reduce spațiul necesar depozitării, la nivel național, a tuturor arhivelor de documente rezultate în urma realizării fluxurilor administrative în acest domeniu.
Format nou, ca să se elimine erorile din actele înregistrate fizic
Proiectul de HG stabilește și forma și conținutul certificatelor de stare civilă, certificatului de divorț, extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, extraselor pentru uz oficial sau uz extern, sigiliului stării civile și parafei ofițerului de stare civilă, adeverinței de înhumare, certificatului privind componența familiei și adeverinței cu privire la statutul civil.
O noutate este că patru dintre documentele de stare civilă vor fi disponibile atât în format fizic, cât și electronic. Este vorba despre certificatul de naștere, certificatul de căsătorie, certificatul de divorț, certificatul de deces.
Explicația dată de MAI pentru schimbarea formei acestor documente este că se dorește o delimitare clară a actelor eliberate prin platforma informatică și eliminarea numeroaselor erori care au fost descoperite în actele de stare civilă atunci când au fost introduse în baza de date din SIIEASC.
„Schimbarea formei certificatului de naștere a fost necesară ca urmare a identificării unui număr mare de erori în cadrul certificatelor de stare civilă care se emit în prezent, fără infrastructură informatică. Această măsură se impune pentru a fi făcută o delimitare între certificatele de stare civilă emise până în prezent și cele care vor fi emise prin infrastructură informatică. Având în vedere gradul înalt de erori constatate cu privire la certificatele de stare civilă care au fost emise până în prezent (este considerat grad înalt de erori prin raportare la acuratețea necesară în domeniul evidenței persoanelor, în alte situații fiind considerat un grad marginal), se apreciază că prin schimbarea formei certificatelor de stare civilă toate erorile din materia stării civile vor fi eliminate/rectificate într-o perioadă de 5 ani”, se arată în nota de fundamentare a actului normativ.
Ministrul de Interne, Cătălin Predoiu, preciza, în noiembrie 2023, că arhiva electronică va conţine peste 68 milioane de acte de stare civilă emise în România, din începând din anul 1921: „Acesta este unul dintre cele mai importante proiecte din România, care a necesitat şi un efort foarte mare. Ca să ne dăm seama de volumul activităţilor, nu mai puţin de 68,5 milioane acte de stare civilă au fost digitalizate, indexate şi acum se constituie într-o bază de date”.
CNP-ul nou-născuților, transmis electronic medicilor
Sistemul informatic integrat al MAI va asigura, prin proceduri informatice, următoarele:
- atribuirea automată a numărului și datei înregistrării actelor de stare civilă, a seriei și numărului certificatelor de stare civilă și extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, a numărului certificatelor electronice de stare civilă;
- generarea automată a textelor de mențiuni (spre exemplu, menţiuni privind adopția sau recunoaşterea paternităţii/maternităţii);
- actualizarea în timp real a sistemului naţional informatic de evidenţa populaţiei;
- generarea automată a CNP;
- transmiterea buletinelor statistice de naştere, căsătorie, deces şi divorţ Institutului Naţional de Statistică;
- transmiterea către Centrul Naţional de Administrare a Registrelor Naţionale Notariale a extrasului de pe actul de căsătorie și a convenției matrimoniale, după caz, a certificatului de divorţ în urma constatării de către ofiţerul de stare civilă a divorțului pe cale administrativă, precum şi a informațiilor privind decesul persoanei;
- returnarea automată a CNP către unitatea sanitară/medicul care a transmis electronic certificatul medical constatator al nașterii, odată cu întocmirea actului de naștere.
Ce mai prevăd noile reguli
Pentru atingerea obiectivelor urmărite prin noul sistem informatic și instituirea posibilității de întocmire a actelor de stare civilă în format electronic, prin noile norme metodologice se stabilesc, de asemenea, mai multe aspecte:
- „modul de transferare a atribuțiilor din competența autorităților administrației publice centrale în cea a autorităților administrației publice locale;
- mecanismul de simplificare a procedurilor specifice domeniului de stare civilă, astfel încât timpul alocat soluționării unor categorii de cereri să fie redus semnificativ;
- efectuarea comunicărilor directe necesare actualizării Registrului Național de Evidență a Persoanelor;
- definirea componentelor și funcționalităților SIIEASC;
- condițiile tehnice necesare informatizării stării civile;
- fluxurile de comunicații între autoritățile administrației publice;
- modalitatea de eliberare a certificatelor de stare civilă, în scopul facilitării obținerii acestora de către persoane, precum și la solicitarea instituțiilor cu competențe în domeniul ordinii publice și securității naționale;
- conținutul și modul de întocmire a Registrelor de stare civilă exemplarul I și II;
- modul de păstrare a Registrelor de stare civilă exemplarul I;
- competența soluționării cererilor de transcriere a certificatelor de stare civilă eliberate de autoritățile străine, pentru persoanele care au redobândit cetățenia română, în situația în care acestea au obținut, ulterior redobândirii, documente de identitate românești”, potrivit notei de fundamentare a proiectului.