"Punctual, pe anumite servicii, au aplicat instrumente Kaizen, dar la nivelul tuturor serviciilor, Primăria Buzău este pionier. Începutul a fost foarte greu. Și continuara este foarte grea. Tot acest proces este foarte greu pentru că presupune niște schimbări de paradigme în mentalul funcționarului public și al unei autorități publice care nu înțelege de ce trebuie să facă performanță.
Expresia cea mai des folosită în acea perioadă de început, când realizam aterliere Kaizen de îmbunătățire a proceselor, era "Dar dacă mie îmi dă voie legea să dau acest document în 30 de zile, de ce să-l dau mai repede?! "Și de fiecare dată reluam același lucru, că legea prevede un termne maximal pentru situațiile complexe de eliberare a unui certificat de urbanism, atunci când situațiile concrete chiar solicită o analiză foarte laborioasă și nu poate fi eliberat un certificat de urbanism mai devreme de 30 de zile. Dar acesta este un termen maximal iar majoritatea certificatelor de urbanism se pot elibera în 4 zile, doar niște excepții au nevoie să ajungă la 30 de zile. Această expresie Îmi dă voie legea este, din păcate, folosită pentru a justifica o muncă care nu are nevoie de acel termen permis de lege dar pentru că toți funcționarii vor să-și justifice prezența în cadrul unei autorități locale, primării, atunci tendința este de a merge spre maximal", spune aceasta.
Personalul rămas în plus după aplicarea instrumentelor Kaizen a fost relocat la alte direcții.
"Un alt serviciu din cadrul unei direcții se plângea în permanență, în acea perioadă de început, de personal insuficient. Atunci am spus "Hai să ne concentrăm pe acest serviciu și să vedem ce se poate îmbunătăți". Folosind instrumentele Kaizen specifice am concluzionat cu toții, la sfârșit - pentru că la un proces Kaizen participă toate persoanele implicate și concluziile care sunt evidente - cei 7 funcționari, în urma aplicării unor metode Kaizen, că munca pe care o făcea acel serviciu solicita 4 funcționari și nici cei 4 neavând un grad de încărcare de 80%, doar de 60%. A fost o muncă grea dar și frumoasă. Ceilalți 3 funcționari nu au fost relocați în acel moment pentru că această acțiune de evaluare a tuturor proceselor a continuat, și în acele zone unde nu se făceau activități legale, pe motiv că nu există personal - de exemplu, nu se făceau inspecțiile în teren pentru că nu erau oameni. În momentul în care într-un alt serviciu din aceeași direcție, s-a identificat această activitate lipsă, pe motiv de lipsă de personal, au fost migrați oamenii din serviciul care avea personal excedentar în acest serviciu", detaliază Simona Săvulescu.
Performanțele se obțin la început, când se elimină risipa.
"Însuși termenul Kaizen înseamnă îmbunătățire continuă. Chiar dacă în acele acțiuni de eficientizare care se fac la început într-o organizație rezultatele sunt spectaculoase iar apoi, folosind aceleași instrumente, în același proces, obții o performanță din ce în ce mai mică pentru că este normal. După ce ai eliminat risipa dintr-un proces sau ai diminuat-o, este greu să găsești alte oportunități de îmbunătățire.
La Primăria Buzău am avut de la început îndeplinită principala condiție de succes. Faptul că domnul primar știa despre ce este vorba, știa ce rezultate se obțin și aveam experiență cu aceste instru mente, a fost o determinare și o tenacitate de a învinge obstacolele fără de care nu ai cum să ai succes în niciun proces de schimbare", precizează șefa Companiei de Apă Buzău.