Rolul și responsabilitățile unei firme de arhivare
O firma de arhivare specializată în arhivare se ocupă în principal cu organizarea, stocarea și protejarea documentelor fizice și digitale ale clienților săi. În funcție de nevoi, acestea pot oferi servicii variate precum scanarea documentelor, digitalizarea arhivelor, precum și consultanță în privința termenelor legale de păstrare. Prin aceste activități, se asigură că documentele sunt accesibile rapid atunci când sunt necesare, respectând în același timp normele legale impuse de Legea Arhivării Naționale nr. 16/1996.
Unul dintre avantajele colaborării cu o firmă profesionistă este faptul că reduce nevoia de spațiu propriu pentru depozitare, deoarece se oferă soluții sigure de depozitare acte în locații special amenajate, cu condiții optime de păstrare și protecție împotriva incendiilor sau umidității.
Importanța arhivării electronice și a semnăturii digitale
Pe lângă arhivarea fizică, tot mai multe companii apelează la arhivarea electronică, care implică convertirea documentelor în format digital. Acest proces presupune o semnatura electronica pentru certificare, o semnătura electronică calificată pe fiecare document, garantând autenticitatea și integritatea acestuia, conform cerințelor legale. Documentele digitale sunt apoi stocate în sisteme cloud securizate, oferind acces rapid și sigur, fără a mai fi necesară păstrarea originalelor în format fizic.
Arhivarea electronică este esențială pentru eficientizarea proceselor administrative și pentru reducerea costurilor legate de spațiul fizic de depozitare. Totodată, digitalizarea facilitează consultarea documentelor și colaborarea între departamente sau cu partenerii de afaceri.
Procesul de gestionare și consultare a documentelor
O altă responsabilitate importantă a firmelor de arhivare este facilitarea accesului la documente atunci când acestea sunt solicitate. Consultarea documentelor digitalizate se poate face în doar câteva minute, prin intermediul platformelor securizate puse la dispoziție de furnizorii de servicii. În cazul documentelor păstrate în arhive fizice, acestea pot fi ridicate sau expediate rapid la sediul clientului, conform termenelor stabilite prin contract.
Această flexibilitate și accesibilitate contribuie la o gestionare optimă a documentelor, eliminând timpul pierdut cu căutarea fizică și reducând riscul de pierdere a unor acte importante.
Conformitatea cu normele legale privind arhivarea
Firmele de arhivare au un rol esențial și în asigurarea respectării termenelor legale de păstrare a documentelor, care variază în funcție de tipul acestora: de la documente juridice păstrate permanent, la acte contabile sau de personal ce au termene specifice, stabilite prin legislație. Respectarea acestor reguli este obligatorie pentru evitarea unor posibile sancțiuni și pentru protejarea datelor confidențiale.
În plus, companiile specializate oferă și servicii de selecționare și distrugere a documentelor expirate, conform normelor legale, contribuind astfel la optimizarea arhivelor și la siguranța informațiilor.
Prin urmare, colaborarea cu o firmă de arhivare profesionistă reprezintă o investiție strategică pentru orice companie care dorește să-și organizeze documentele eficient, să respecte legislația și să-și protejeze datele importante pe termen lung.
Sursa foto: pexels.com