Pentru că nu mai au loc de acte, dar și pentru că preconizează că, până în 2028, la acestea se vor mai adăuga alți 3.000 de metri liniari, DNA caută să închirieze un depozit, pe piața liberă. Bugetul pus la bătaie pentru această afacere, pentru următorii patru ani, este de 1,2 milioane de lei. Operațiunea urmează să fie încheiată la data de 31 ianuarie, printr-o licitație deschisă.
Afacerea a fost inițiată încă din data de 20 decembrie 2024, când Direcția Națională Anticorupție (DNA) a publicat pe portalul SEAP (Sistemul Electronic al Achizițiilor Publice) un anunț de participare prin intermediul căruia și-a făcut cunoscută intenția de a încheia un contract de achiziție publică al cărei obiect îl constituie „preluarea și păstrarea documentelor create sau deținute de către Direcția Națională Anticorupție, precum și consultarea acestora în condițiile ofertei, cu respectarea cerințelor din caietul de sarcini”.
În anunțul de participare citat, se precizează că există patru activități ce vor face obiectul acordului-cadru ce se dorește a se atribui. Concret, este vorba, în primul rând, despre preluarea fondului arhivistic de către prestatorul de servicii în cutii puse la dispoziție de către prestatorul de servicii. În al doilea rând, este vorba despre depozitarea fondului arhivistic în spațiul pus la dispoziție de către prestatorul de servicii.
În al treilea rând, DNA solicită consultarea fondului arhivistic, iar, în al patrulea și ultimul rând, se solicită livrarea de cutii și de sigilii de către prestatorul de servicii.
Contravaloarea unui apartament, pe an
Conform documentației, contractul ce urmează să fie încheiat de DNA are o durată de patru ani (48 de luni), iar valoarea maximă inițială a bugetului alocat acestei afaceri se ridică la 1.013.679,04 lei fără TVA, respectiv la 1.206.278,06 lei cu TVA inclusă (246.179,2 euro). Asta înseamnă că, pentru fiecare dintre cei patru ani aferenți contractului ce urmează a fi parafat, Direcția Națională Anticorupție este dispusă să cheltuiască câte 301.569,52 lei cu TVA, adică 61.644,7 euro.
În vederea atribuirii contractului, autoritatea contractantă anunță organizarea unei licitații deschise, iar criteriul de atribuire convenit este acela al celui mai bun raport calitate-preț. În acest sens, prețul ofertei este evaluat la 60% din punctajul de atribuire, 20% este experiența deținută de expertul-cheie (managerul de proiect sau coordonatorul tehnic), iar locația în care se află depozitul este evaluată la 20% din punctaj, cu mențiunea că depozitul trebuie să fie localizat la o distanță de cel mult 50 de kilometri de București.
DNA anunță, de asemenea, că data deschiderii ofertelor este 31 ianuarie 2025, la ora 15.00, în SEAP.
Cantitate impresionantă de documente
În caietul de sarcini care stă la baza acestei afaceri se precizează că achiziția are drept scop asigurarea condițiilor corespunzătoare păstrării documentelor generate de DNA, respectiv crearea condițiilor necesare accesului la documentele arhivate, atât la sediul prestatorului, cât și la cel al beneficiarului, ori de câte ori se solicită acest lucru, în condițiile ofertei.
Se arată că, la acest moment, arhiva DNA - Structura Centrală, însumează aproximativ 6.000 de metri liniari de fond arhivistic existent, reprezentând 5.500 de metri liniari de dosare constituite și aproximativ 500 de metri liniari de documente neconstituite în dosare, deținute la sediul din București, strada Știrbei Vodă, nr. 79 - 81, din Sectorul 1 al Capitalei, locație de unde prestatorul le va și prelua.
Această preluare se va face etapizat, la solicitarea beneficiarului, solicitare care se va efectua în primele șase luni ale anului 2025 și care nu poate fi mai mică de 250 de metri liniari. De asemenea, în intervalul 2025 - 2028, inclusiv, prestatorul va prelua și fondul arhivistic generat în perioada acordului-cadru, cu o frecvență de minimum două ori pe an, „în funcție de cantitatea documentelor create în acel an de structurile interne centrale ale DNA, respectiv aproximativ 3.000 de metri liniari”.
Sigilarea cutiilor se face la sediul beneficiarului
Conform DNA, arhiva va fi introdusă în cutii de către angajați desemnați ai Direcției Naționale Anticorupție, împreună cu personalul desemnat al prestatorului, iar cutiile vor fi sigilate de către aceștia. De asemenea, angajații desemnați ai DNA vor fi cei care vor eticheta cutiile cu etichete tip cod de bare puse la dispoziție de către prestator ori cu orice alt sistem de etichetare considerat potrivit de către acesta, „astfel încât gestionarea lor, atât pentru serviciul de depozitare, cât mai ales pentru cel de consultare, să fie facil pentru ambele părți contractante”.
De asemenea, se precizează că prestatorul are obligația asigurări cutiilor standard necesare manipulării și depozitării arhivei pe toată durata acordului-cadru, conform necesarului stabilit. Cutiile astfel sigilate și etichetate vor fi preluate de la sediul DNA pe bază de proces-verbal de predare-primire, semnat de reprezentanții ambelor părți și vor fi transportate de prestator la sediul acestuia, cu mijloace de transport adecvate proprii, „în condiții de siguranță”.
Riscurile asociate transportului trebuie să fie asigurate de polița de asigurare a prestatorului, care va asigura și personalul necesar manipulării documentelor ce vor fi preluate.
Noul depozit, la cel mult 50 de kilometri de București
În ceea ce privește depozitarea, în caietul de sarcini se stipulează faptul că vor fi supuse serviciilor de depozitare și, eșalonat, în tranșe minime de 250 de metri liniari, cei 6.000 de metri liniari de fond arhivistic existent, plus cei 3.000 de metri liniari creați pentru perioada 2025 - 2028, inclusiv. În acest sens, firma care își va adjudeca acest contract va trebui să facă dovada spațiului disponibil pentru depozitarea unei astfel de cantități, prin prezentarea unui proiect tehnic, cu indicarea zonei în care să fie păstrată arhiva DNA, respectiv consemnarea faptului că zona indicată constituie spațiul necesar depozitării celor 9.000 de metri liniari.
Se mai cere ca prestatorul să asigure condițiile legale și corespunzătoare de depozitare a documentelor. Se repetă faptul că depozitul trebuie să fie amplasat la o distanță de cel mult 50 de kilometri de București, că spațiul de depozitare a documentelor și gestionarea trebuie să fie autorizate de către Arhivele Naționale pentru activitatea de păstrare și consultare a documentelor, precum și avizate de către Inspectoratul pentru Situații de Urgență.
Spațiul destinat păstrării documentelor DNA nu trebuie să fie amplasat sub poduri, în mansarde, în subsoluri tehnice, în spații inundabile sau în construcții provizorii. Trebuie ca acest spațiu să nu se afle în imobile în care se desfășoară procese tehnologice care implică factori de risc constând în surse de explozie sau incendii, degajări nocive, în zone inundabile sau cu un nivel ridicat al apelor freatice.
Nu în ultimul rând, pentru spațiul de depozitare, prestatorul trebuie să asigure închiderea într-un perimetru propriu cu un sistem de pază de sine stătător.