"Managementul kaizen înseamnă management al performanței continuu îmbunătățite. Este dificil pentru că vine în contradicție cu nevoia de confort pe care oamenii o au. Este atunci când te afli în afara zonei de confort și vrei să obții o performanță mai bună. De aceea, seamănă foarte mult cu managementul sportiv, olimpic, focoalizat pe creșterea continuă a performanței. Este comun în zonele industriale unde competiția este intensă și unde nu se poate altfel.
În privința unei atitudini individuale înseamnă azi să fii mai bun decât ieri, mâine mai bun decât astăzi. Înseamnă ca evoluția să fie continuă prin învățare și schimbare. Deci vedem o legătură între nevoia de a progresa și învățare continuă. Fără o minte deschisă și, mai ales, fără voința de a progresa, sigur că nu vom obține rezultate mai bune. Aici sunt diferențele și necesitatea de a avea o atitudine deschisă spre progres", explică acesta.
În administrația publică trebuie să se înceapă prin planificarea obiectivelor și trecerea la acțiune.
"Unul dintre lucrurile esențiale este acest ciclu de management. Cum funcționează în administrația publică? să începi orice schimbare prin a planifica, a avea obiective de îmbunătățire, clare, nu doar intenții, declarații, să știi unde vrei să ajungi și să fie măsurabile și realiste. Să aibă un termen. Obiective smart. Apoi trebuie să ai planuri consistente, cu indicatori de performanță a progresului. Fac parte din categoria conceptuală, de planificare, apoi trebuie voință de acțiune. În economie, servicii - acțiune și disciplină. Adică să faci ce ți-ai propus în plan. Să urmărești pas cu pas ceea ce ai gîndit în planul respectiv.
Controlează rezultatele în raport cu ce ai dorit, cu planificarea. Și aici vorbim de eficacitate. Să evaluezi performanțele proceselor, a sistemului, lunar, anual, zilnic. Evaluează performanța angajaților semestrial. Evaluează activitatea zilnică pe grupe mici sau chiar pe întreaga organizație. Și, în sfârșit, fii creativ și ameliorează continuu pentru a progresa, și treci la ciclu următor. Aceasta este o structură de management pe care ar trebui să o aibă orice unitate umană. De la activitatea ta personală până la ceea ce se face în administrația publică.
Aplicarea pe scară largă, de la nivel individual până la nivel social a PDCA, a făcut ca Japonia, în 20 de ani, să treacă de la o țară distrusă, la o țară competitivă, în anii 70-80. 20 de ani pentru un popor de peste 100 de milioane de oameni care au acceptat să învețe mai mult și mai bine decât toți ceilalți pentru a ajunge, în prezent, a treia putere mondială a lumii", precizează specialistul.
Există indicatori de creștere a performanței care trebuie urmăriți.
"ADN-ul progresului îl avem în acești 5 indicatori de creștere a performanței. Măsoară rata de evoluție întotdeauna bazându-te pe 4 indicatori esențiali - calitate, ceea ce înseamnă în administrația publică satisfacția cetățeanului și, de fapt, încrederea cetățeanului în instituția publică ca efect al satisfacției. Evident, înseamnă și bunăstare. Standardele sunt cele mai bune practici. În kaizen este important să fii creativ în primul rând, deci ai o doză de creativitate, specific umană, pentru a elimina pierderile. Apoi se standardizează lucrurile, și apoi se digitalizează. Dacă nu se face așa, dacă digitalizarea nu este al treilea pas și se începe direct cu al treilea, se automatizează pierderile.
Măsurarea costurilor și acțiuni de reducere a lor. Avem îmbunătățiri, inclusiv financiare, apoi foarte important este controlul timpului pentru că timpul înseamnă bani. Deci a termenelor de livrare și sincronizarea între procese, departamente, în modul de a servi cetățeanul. Și vedem satisfacția angajatului în nivelul moralului sau motivației pe care acesta îl are. În moral intră și creativitatea oamenilor, adică nivelul de motivație", spune Julien Bratu.
SUA, Olanda, Japonia dar și India și, mai nou, Turcia aplică sistemul kaizen.
"În urmă cu 15 ani a început insula Mauritius, cu președintele ei, care și-a propus să fie cea mai performantă turistic din Oceanul Indian, astfel încât să crească bunăstarea locuitorilor prin turism. Avem exemplul Indiei, la nivelul prim ministrului care de 17 ani a început, întâi în statul Gujarat, este de vreo trei ori mai multă populație acolo decât în România, și apoi datorită rezultatelor și încrederii obținută la nivelul populației, a devenit prim-ministrul Indiei, Narendra Mondi. Și în secretariatul general al guvernului practică kaizen de 7 ani. La fel în Statele Unite, în Japonia, în Olanda și chiar și în Turcia, de curând au început abordări în acest sens", spune rerprezentantul Kaizen Institute România, care se referă și la managementul kaizen de la Toyota.
"Un exemplu de bază de sistem de management kaizen este sursa de acum 70 de ani, continuu îmbunătățită, este sistemul de producție Toyota. În industria automobilelor a început, unde mediul este foarte competitiv, prețurile scad în raport cu creșterea calității, deși costul materialelor primare este în creștere tot timpul. Deci este nevoie de foarte multă eficiență și calitate".