Training - Sedintele, necesarele pierderi de timp util

Despre sedinte se spune deseori, in gluma, ca sunt alternativa cea mai practica pentru munca. Cu alte cuvinte, o intalnire de cele mai multe ori inutila si plictisitoare, un fel de gaselnita a "sefilor" de a pierde timpul.

In Occidentul invechit in capitalism, companiile organizeaza de zeci de ani cursuri pentru manageri in care acestia invata cum sa organizeze si sa conduca sedintele fara a aduce vreo atingere eficientei angajatilor. Conceptul de "meeting management" (managementul sedintelor) este studiat constant si cu cea mai mare atentie. In lucrarea numita chiar "Meeting Management", Taggart E. Smith, profesor la Purdue University, enumera cele mai frecvente critici pe care angajatii le aduc sedintelor: sunt plictisitoare, fara obiect si reprezinta o pierdere de timp. In organizarea unei sedinte, crede Smith, trebuie sa se tina seama de mai multi factori. Primul este audienta: cine sunt cei care vor participa la intalnire si care sunt asteptarile acestora. Agenda este un alt factor esential pentru organizarea unei sedinte eficiente. Organizatorul nu trebuie sa piarda niciodata din vedere motivul pentru care intalnirea are loc, importanta acesteia pentru participanti si nici rezultatele sedintei pentru fiecare in parte. La sfarsitul unei sedinte reusite, urmatoarele obiective trebuie sa fie atinse: difuzarea informatiei si schimbul de pareri, punerea la punct a unui plan de actiune si luarea unor decizii.

URA. In practica, angajatii au pareri diferite despre sedinte. Dan, midlle manager in cadrul diviziei romanesti a unei companii de retail, le uraste "din principiu". "Pot sa dau trei motive pentru care nu pot sa suport o sedinta. In primul rand, sunt pierdere de timp; pe urma, sedintele reprezinta pretexte pentru a nu face nimic. Si in al treilea rand, sunt mijloace de a-ti refula neimplinirile de virtual «sef»", crede Dan.

Exista mai multe tipuri de sedinte, clasificate in functie de scopul acestora. Intalnirile de difuzare a informatiei se organizeaza atunci cand se anunta sau se aduc la zi masuri noi de actiune in cadrul companiei, atunci cand angajatii au nevoie de training sau atunci cand angajatii au nevoie de o intarire a spiritului de echipa. Sedintele de schimb de informatii se organizeaza atunci cand informatiile sunt complexe sau contradictorii, cand informatiile care trebuie comunicate au implicatii puternice pentru participanti sau atunci cand abordarea personala are semnificatii simbolice. Alte tipuri de sedinte sunt cele organizate pentru rezolvarea unor probleme (este nevoie de gasirea unei solutii urgente, cand pot aparea conflicte intre modalitatile de rezolvare a problemelor, cand un colectiv se confrunta cu dificultati majore) si cele pentru luarea deciziilor. Acestea din urma trebuie organizate dupa sedintele de rezolvare a problemelor si pentru luarea deciziilor de importanta majora.

IN BAR. Teoria nu este intotdeauna de ajutor. Uneori este nevoie de improvizatie. "Cand m-am gandit ca trebuie sa tin prima sedinta, m-am blocat. Era pentru prima data cand faceam asa ceva si nici macar nu stiam unde sa-mi adun oamenii", povesteste Razvan, directorul si patronul unei firme de confectii metalice. Si-a inceput afacerea in urma cu sase ani, cu doar doi angajati. Peste doi ani avea douazeci de angajati, peste inca un an, patruzeci, dintre care o buna parte cu atributii in distributie. Dintr-o afacere mica, firma lui Razvan devenise una medie, dar a intervenit o problema: ii venea din ce in ce mai greu sa comunice cu angajatii "de baza" ai firmei. "Le-am comunicat, pentru inceput, ora si locul, care era un barulet de langa sediu. As fi tinut sedinta in biroul meu, dar era foarte mic, practic aveam doar doua scaune, iar ei erau cinci si chiar nu incapeam. La ora 11:00, barul era deschis deja de o ora si nu avea nici un client. Am unit doua mese intr-un colt si asta a fost sedinta", isi aminteste directorul. Intre timp a reusit sa-si amenajeze o mini-sala de conferinta in care tine sedinte saptamanale de maximum o jumatate de ora. "Mai mult, nu cred ca trebuie sa dureze o sedinta, nu are rost. Incerc sa incep intotdeauna cu o gluma si sa termin tot cu o gluma", spune Razvan.

OCAZII

Pentru manageri, organizarea unei sedinte este necesara atunci cand este nevoie de feed-back, ori atunci cand vor sa implice un grup in luarea unei decizii. Sedintele sunt indispensabile si atunci cand discutarea unui subiect are impact asupra intregii organizatii, atunci cand grupul pe care managerul il conduce doreste organizarea unei intalniri, cand exista un conflict intre doua grupuri sau cand nu este clar pentru ceilalti cine poate rezolva o anumita problema. Managerul nu trebuie sa organizeze sedinte atunci cand decizia a fost deja luata sau atunci cand comunicarea unei decizii se poate face si prin alte mijloace.