Click Accept pentru a primi notificări cu cele mai importante știri!
Externalizarea acestor responsabilități către specialiști poate aduce beneficii semnificative în ceea ce privește eficiența, siguranța și accesibilitatea documentelor.
Avantajele colaborării cu o firmă specializată
O firma de arhivare are experiența și resursele necesare pentru a gestiona volume mari de documente, asigurând organizarea corectă și respectarea termenelor legale impuse de Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996. Prin colaborarea cu un astfel de partener, companiile pot reduce spațiul fizic ocupat, pot elimina erorile umane în clasificarea documentelor și pot avea garanția că toate procedurile sunt efectuate conform legislației.
Externalizarea permite, de asemenea, ca personalul intern să se concentreze pe activitățile principale ale afacerii, în loc să fie implicat în procese consumatoare de timp, precum inventarierea, scanarea sau păstrarea arhivei fizice. Astfel, eficiența operațională crește și riscurile asociate pierderii sau deteriorării documentelor scad considerabil.
Arhivarea electronică și beneficiile ei
Implementarea unui sistem de arhivare electronica reprezintă un pas important pentru companiile moderne. Documentele sunt stocate digital în cloud securizat, asigurând acces rapid și protecție împotriva pierderii, incendiilor sau deteriorării fizice. Acest sistem respectă cerințele legale, inclusiv aplicarea semnăturii digitale calificate, și permite consultarea documentelor oriunde și oricând.
Retrodigitizarea documentelor fizice reprezintă un proces de conversie din format analogic în digital. Aceasta nu doar că facilitează accesul rapid, dar protejează și documentele de uzura fizică. Spre deosebire de digitalizare, care presupune crearea unui flux de lucru exclusiv digital, retrodigitizarea se ocupă de arhivele existente, făcându-le disponibile într-un format modern și ușor de gestionat.
Procedura de arhivare corectă
O procedura arhivare documente riguroasă este esențială pentru respectarea legilor și protecția informațiilor sensibile. Documentele trebuie să fie clasificate, etichetate și depozitate astfel încât să permită acces rapid și consultare eficientă. Termenele legale de păstrare variază: documentele juridice și actele de înființare a firmei trebuie păstrate permanent, documentele de personal minimum 75 de ani, iar documentele contabile între 5 și 10 ani.
Selecționarea documentelor diferă de inventariere și este esențială pentru a elimina actele expirate sau irelevante, dar numai după aprobarea lucrării de selecționare de către Arhivele Naționale. Procedura corectă garantează că documentele importante sunt protejate și că accesul la ele se face rapid, fără riscul pierderii sau deteriorării.
Fluxul de lucru pentru retrodigitizare
Procesul de retrodigitizare implică preluarea documentelor de la sediul companiei, transportul în condiții de siguranță, scanarea cu soft de ultimă generație și atribuirea unui identificator unic fiecărui document. După scanare, arhiva digitală este predată într-un folder securizat, accesibil beneficiarului, cu posibilitatea de păstrare în depozitele de siguranță sau returnare către companie. Tipurile de documente care pot fi retrodigitizate includ acte contabile, documente juridice, documente de personal și alte acte confidențiale.
Această abordare permite companiilor să îmbunătățească accesibilitatea și protecția datelor, reducând spațiul fizic necesar pentru arhivare și simplificând procesele de consultare și audit.
Beneficiile unei arhive externalizate
Externalizarea arhivării asigură respectarea normelor legale, protecția datelor sensibile și eficiența operațională. Consultarea documentelor digitale se poate realiza în maxim 2 ore prin email, în timp ce documentele fizice sunt livrate în 24 de ore. Această rapiditate contribuie la optimizarea fluxurilor de lucru și la reducerea timpului petrecut în căutarea documentelor.
În plus, externalizarea reduce costurile asociate cu spațiul de stocare și gestionarea internă a arhivei, oferind un control mai bun asupra întregului proces și prevenind pierderile sau deteriorările accidentale ale documentelor esențiale.
Sursa foto: pexels.com
Citește pe Antena3.ro
