Click Accept pentru a primi notificări cu cele mai importante știri!
Daca detii o afacere, probabil cea mai mare parte din zi o petreci la birou. Stiai insa faptul ca modul in care arata o astfel de incapere iti reduce sau creste productivitatea? In situatia in care detii un numar mare de documente, un fiset metalic te ajuta sa te ocupi de organizare intr-un mod mai simplu. Iata ce poti face pentru a gasi intotdeauna ceea ce ai nevoie!
Scapa de hartiile nefolositoare
Detii hartii ramase de la proiecte anterioare sau informatii ce nu mai sunt de actualitate? Acestea trebuie sa fie eliminate imediat, deoarece ocupa spatiu si nu te ajuta la nimic. In anumite cazuri, este posibil sa salvezi munca anterioara pe un computer. Tehnologia a evoluat foarte mult, astfel incat acum ai posibilitatea de a stoca toate datele direct in format digital.
Desi pare o decizie nepotrivita sa renunti la o parte din date, aceasta este cea mai eficienta modalitate prin care sa eviti aglomerarea. Pastreaza doar ceea ce este absolut esential si vei putea gasi ceea ce ai nevoie fara un efort prea mare.
Pune la indemana informatiile relevante
Cu cat o companie devine mai mare, cu atat numarul documentelor creste. Totusi, mai mult ca sigur nu accesezi mereu datele despre angajati sau cele legate de facturi. Din acelasi motiv, primul sertar intr-un fiset metalic ar fi bine sa includa doar cele mai importante dosare. Spre exemplu, adauga aici fisierele despre clienti si rapoartele de lucru. Obiectele personale sau cele de lucru pot fi amplasate in cutii, deoarece asa vei reusi sa economisesti spatiu.
Un alt lucru pe care-l poti face este sa achizitionezi un model cu seif. Un astfel de fiset metalic dispune de o incuietoare separata si iti permite sa beneficiezi de o protectie suplimentara pentru ceea ce este strict confidential. Drept urmare, persoanele neautorizate nu pot obtine acces la obiectele din interior.
De asemenea, produsul suporta o greutate mare si te ajuta sa-ti usurezi munca. Pretul de achizitie este similar cu cel al modelelor clasice, ceea ce inseamna ca nu sunt necesare alte investitii. Pe langa asta, livrarea are loc in stare complet asamblata si poti economisi costurile montajului.
Sorteaza datele pe categorii si eticheteaza
Cea mai comuna sortare utilizata de cei care detin un fiset metalic este ordinea alfabetica. Creeaza o lista cu toate tipurile de date, fiindca asa lucrurile devin mai simple. Spre exemplu, facturile pot fi impartite in mai multe categorii, cum ar fi platile catre furnizori, bonurile clientilor si achizitiile efectuate pentru diverse echipamente. Fiecare dosar trebuie sa aiba un nume clar si sa faca referire la ceea ce se afla in interior.
Incearca sa nu te bazezi pe denumiri prescurtate sau similare, fiindca gasirea informatiilor nu mai poate fi realizata instant. Mapele si dosarele sunt insa o idee utila, deoarece le poti achizitiona pe culori diferite pentru sortare. Unele fisete metalice sunt livrate cu seturi de 5 bibliorafturi cadou. Acestea au fost confectionate din carton rigid, fiind potrivite in companiile care au un numar redus de personal.
De ce organizarea documentelor intr-un fiset metalic este atat de importanta?
Organizarea intr-un birou sporeste eficienta activitatilor de lucru si ajuta proprietarii de afaceri sa economiseasca timp atunci cand cauta anumite informatii. Urmeaza sfaturile de mai sus pentru a diminua aglomerarea si a reduce stresul la locul de munca!
Articol realizat de www.iagency.ro
