Gestionarea corectă a documentelor în zilele noastre: arhivarea și distrugerea documentelor

Pentru a proteja confidențialitatea, dar și pentru a preveni pierderile de informații importante pentru bunul mers al companiei sunt necesare nu numai arhivarea optimă, ci și distrugerea adecvată a documentelor al căror termen de păstrare a fost depășit. De ce sunt aceste procese atât de importante și cum poți gestiona în cel mai eficient mod documentele companiei vei descoperi în acest articol.

Arhivarea documentelor: ordine și accesibilitate

De ce este important procesul de arhivare și cum te pot ajuta serviciile profesionale? Fie că vorbim despre contracte, facturi, rapoarte sau documente personale, serviciile de arhivare documente oferite de către specialiștii autorizați în domeniu te vor asigura de faptul că toate actele organizației tale sunt păstrate în conformitate cu prevederile legale enunțate în Legea Arhivelor Naționale nr.16/1996, dar și că acestea sunt protejate împotriva deteriorării sau pierderii. 

Totodată, specialiștii în domeniul arhivării îți pot oferi și alte avantaje, în funcție de serviciile pentru care alegi să optezi - spre exemplu, serviciul de depozitare a arhivei fizice te va ajuta să economisești spațiu, serviciul de scanare documente îți va oferi accesibilitate rapidă la informațiile de care ai nevoie, oriunde te-ai afla, iar prin implementarea unei arhive electronice ai posibilitatea de a reduce total nevoia de hârtie din cadrul companiei tale.

Distrugerea documentelor: protejează confidențialitatea și reduce riscurile

De ce este importantă distrugerea documentelor după ce termenul lor de păstrare a expirat? Deoarece previne accesul neautorizat la informații sensibile, scurgerile de informații și facilitează gestionarea arhivei.

Înainte de a distruge un document, asigură-te întotdeauna că termenul de păstrare al acestuia, informație ce se regăsește în Nomenclatorul Arhivistic al organizației tale, este depășit și că nu mai există nici o obligație legală de păstrare.

Prin apelarea la servicii profesionale de distrugere documente, te asiguri că acest proces este realizat în siguranță și conformitate cu prevederile legale. Nu uita, totuși, că este recomandat să păstrezi un registru al documentelor distruse, care să includă detalii despre tipul documentului, data distrugerii și metoda utilizată: acest lucru poate fi util în caz de audit sau investigații.

Arhivarea și distrugerea documentelor sunt, așadar, esențiale atunci când vine vorba de protecția informațiilor și de eficiența organizațională. Să nu uităm că volumul de date este în continuă creștere, devenind importante strategiile alese: acestea trebuie să fie clare, pentru a menține ordinea și pentru a proteja confidențialitatea. Cu ajutorul aceste practici vei putea gestiona documentele cu încredere, știind că informațiile tale sunt în siguranță și accesibile atunci când ai nevoie de ele.