Standardele înalte generează calitate înaltă și costuri mici!

În altă ordine de idei, toate standardele suferă un proces de transformare, urmare a evoluției tehnologice, a schimbării reglementărilor legale și datorită unor situații de forță majoră, cum a fost pandemia de COVID 19 ce a influențat afacerile întregii lumi.

Astăzi de pildă, standardele sunt la rândul lor clasificate. Unele sunt concepute pentru a adăuga puncte forte calității sistemului de management, în vreme ce altele se ocupă de aspectele legate de mediu. Este evident că atenția asupra mediului este o preocupare relativ recentă, în zorii revoluției industriale nefiind conștientizat impactul afacerilor asupra mediului înconjurător. Și la fel de evident, în opinia specialiștilor, este faptul că standardele vor evolua în continuare, iar în cazul în care situația generată de dezvoltarea economică o va cere vor apărea unele noi.

Astăzi probabil că standardul cu cea mai mare notorietate este iso9001.ro, acesta referindu-se la managementul calității și oferă, ca principal beneficiu, o bază solidă de operare a afacerii. Principalele principii de calitate ale acestui standard sunt orientarea către client, managementul afacerii, implicare oamenilor din organizație, abordarea proceselor și procedurilor, îmbunătățirea continuă a procesului de producție, sprijinirea pe dovezi în luarea deciziilor, managementul relațiilor în interiorul organizație și relaționarea cu entitățile externe. Conform acestui standard, există numeroase procese și proceduri pe care o companie ar trebui sa le implementeze. Una din cele mai comune proceduri este înregistrarea informațiilor de contact ale clienților și culegerea feedback-ului din partea acestora, dar sunt și proceduri nu tocmai intuitive. Una din ele este păstrarea unui jurnal unde să fie înregistrate erorile apărute în operarea cotidiană a afacerii.

Scopul principal al standardelor este diminuarea variațiilor, ceea ce mărește posibilitatea ca operatorul economic să livreze un produs sau serviciu cu o previzibilitate consistentă în ceea ce privește performanța și calitatea produsului său. De asemenea, un standard de calitate corect implementat va genera costuri scăzute, pierderi mici, calitate superioară și productivitate sporită. Toate aceste elemente funcționează nu doar în afara sistemului, oferind recunoaștere din partea pieței, dar și în interiorul sistemului. Resursa umană implicată în procesele de producție și operaționale va fi scutită de frustrări atunci când simte că face parte dintr-o organizație solidă, cu procese logice bine puse la punct.  Oamenii, în esență, vin la serviciu pentru a face o treabă bună și sunt bucuroși atunci când au posibilitatea să livreze un produs de calitate. Dar este responsabilitatea conducerii să sprijine angajații în dorința lor de a avea succes la locul de muncă.

Iar dacă o companie nu are certificări reale, de obicei funcționează pe baza proceselor informale și nedocumentate. Acest lucru duce la un grad mare de subiectivism în implementarea proceselor, ceea ce are ca rezultat o calitate neuniformă. Ca rezultat direct, costurile vor crește, la fel și variațiile privind calitatea.

Experții sunt de acord că standardele nu trebuiesc confundate cu reglementările. Reglementările au un caracter general, ele dictând întregii piețe un set de acțiuni, proceduri și rezultate, în vreme ce standardele au un rol particular în momentul în care au fost implementate într-o organizație. Astfel, reglementările se pot schimba în urma anumitor incidente ce apar la nivel social, în timp ce standardele – în special cele de calitate – se modifică precum organizația se dezvoltă și depășește stare pe care o avea în momentul implementării acestora. Standardele funcționează bine atunci când ele reușesc să ridice în permanent ștacheta. Pentru a rămâne utile, standardele sunt revizuite și actualizate în mod regulat. Această actualizare nu va schimba bazele, dar va lua în considera schimbările din societate și practicile din industrie, adaptându-se noutăților intervenite. În cazul în care nu se intervine asupra sa, standardul poate furniza proceduri inadecvate, cu efect atât asupra productivității cât și a costurilor. Pentru a preveni acest lucru, standardele ISO sunt revizuite la fiecare cinci ani, considerându-se că acest interval este suficient pentru a le menține actuale și valabile.

Un alt element esențial pentru asigurarea unui sistem eficient de management al calității este acreditare. Aceasta oferă un control mai mare al procesului, reduce riscurile și în cele din urmă are ca rezultat o satisfacție sporită a clienților, oferind sustenabilitate produselor și serviciilor livrate.

Un eveniment major al ultimilor ani este cu siguranță pandemia COVID 19. Deși aceasta nu a schimbat standardele în sine, a schimbat modul de implementare, revizuire și auditare. Activitățile virtuale, care înainte de pandemie au fost deseori evitate din rațiuni de securitate cibernetică, au ocupat acum centrul atenției. S-a lucrat pentru crearea de noi instrumente și tehnici de audit, în lumea virtuală. La începutul pandemiei auditurile interne și externe au fost stopate la multe companii, reluarea lor durând câteva săptămâni sau chiar luni. Cu toate aceste, ele au trecut într-un timp relativ scurt în online, în scurt timp recuperându-se timpul pierdut și ajungând din nou la zi. Iar procesul de lucru virtual este prezent și astăzi, fiind clar că activitățile virtuale sunt aici pentru a rămâne, acolo unde condițiile specifice permit acest lucru.

Pentru că sunt domenii în care prezența fizică în cazul unui audit este esențială. Un exemplu ar putea fi procesarea alimentelor, este evident că standardele de management al siguranței alimentelor impun prezența în unitatea de producție pentru a putea livra cumpărătorului asigurări că standardele siguranței alimentare sunt îndeplinite. Auditul virtual nu este încă pregătit să ofere o soluție în acest sector, dar trebuie evidențiat faptul că însăși existența standardelor a revelat acest aspect. Și probabil că la următoarea actualizare a standardelor vom asista la modificări ce au fost inspirate de perioada pandemiei, modificări ce vor încerca să ofere mai multe soluții în implementarea tuturor standardelor.